Vad innebär det när digitala möten ersätter fysiska?
Att digitala möten ersätter de fysiska är i dag en nödvändighet för företag med verksamhet på olika orter och i olika länder. Att resa för att ses fysiskt ger alldeles för stor påverkan på klimatet för att anses legitimt när de digitala möjligheterna är oändliga. Vi kan numera koppla upp oss och arbeta varifrån vi vill, och vi erbjuds en enorm flexibilitet vad gäller livsstil och kan kombinera arbete, familj och fritid på helt nya sätt. Det finns alla upptänkliga positiva möjligheter i utvecklingen.
Men vad innebär detta nya sätt att mötas för organisationskulturen, för vår känsla av tillhörighet, samarbete och delaktighet? Påverkas effektivitet och resultat?
Jag läser i en artikel från HBR (Harvard Business Review) ”How to raise sensitive issues in virtual meeting” (Joseph Greny, 2017) att forskning visar att vi inte tar upp identifierade problem under digitala möten av rädsla för att inte kunna hantera eventuella reaktioner på negativ feedback. Problem och konflikter lämnas därför ohanterade när vi möts digitalt.
Fysiska möten lägger grunden till trygghet och tillit
När vi möts fysiskt skapas en trygghet i att läsa av varandras reaktioner och på så sätt bemöta de känslor som uppstår. Vi kan använda vår grundläggande sociala förmåga till empati i det fysiska mötet. I det digitala mötet har vi ingen möjlighet att få den informationen. Så vi låter hellre bli att ta upp det som inte fungerar, biter ihop och sopar konflikter och problem under mattan. Jag har erfarenhet av möten där man går igenom agendan utan invändningar, deltagarna lämnar mötet och går ut och gör något helt annat än det överenskomna. En ond spiral inleds där den bristande öppenheten har en direkt negativ påverkan på upplevelsen av trygghet och tillit i organisationen. På sikt påverkas företagskulturen genom en ökande frustration över uteblivna resultat av möten, och till sist uppstår bristande engagemang och en ökande cynism bland de anställda. Vilket i slutändan självklart påverkar kvalitet, kundupplevelse, produktivitet och resultat.
Jag tänker på fysiska möten där man har behövt påminna deltagarna om mötesreglerna; att inte kolla mailen på telefonen under bordet när någon annan pratar. Där laptops annars är uppfällda runt bordet och blickar far mellan power point presentationen och den egna skärmen och telefonen. När mötet hålls digitalt från köksbordet med mutade Skype-uppkopplingar, hur ser närvaro och fokus ut då?
Storming, norming, performing
De flesta känner ju till att en grupp utvecklas i olika faser från att bildas till att bli ett välfungerande team, till exempel har Bruce Tuckman tagit fram en trestegsmodell för ”storming, norming, performing”. Den förutsätter en fysisk mötesmiljö där deltagarna har möjlighet att interagera och reagera, läsa av ansiktsuttryck, kroppspråk och andra omedvetna signaler. Man säger att en så stor del som 80% av vår kommunikation är icke-verbal. Vi behöver tydligen gå igenom en fas av konfrontation och ifrågasättande för att få tillit till varandra. Joseph Greny skriver i sin artikel att människor har en inbyggd misstänksamhet mot varandra, ett kontrollbehov som nedärvd överlevnadsstrategi. Det gör att om vi inte vet vad som ska hända låter jag bli att agera eller meddela mig, jag håller mig fast i skrivbordet och hoppas att det okända ska blåsa över. Om det här stämmer blir gruppens trygghetsskapande fas än mer avgörande i det digitala mötet med tanke på det oförutsägbara och okända i andras reaktioner.
Så vad betyder det här nya sättet att mötas? Hur ska vi hantera de brister som uppstår i mänskligt samspel, som verkar utgöra grunden för att vi ska kunna arbeta effektivt tillsammans?
Att börja resa igen för att ses fysiskt är ingen väg framåt ur klimathänseende, det kan vi nog enas om. Men då behöver vi ställa oss själva frågan hur vi skapar ett digitalt mötesklimat som inte ställer till det för oss.
Vi behöver förstå att det fysiska mötet mellan människor inte kan ersättas. Vi behöver se, läsa och känna in varandra för att känna oss trygga. Det ligger i vår natur. Vi får inte sopa det faktumet under mattan, låtsas som att det inte existerar. Men om vi nu ändå måste mötas digitalt i stället? Då behöver vi lägga än mer kraft på att skapa transparens, trygghet och delaktighet. Vi behöver bli än mer skickliga på att ge och ta emot feedback. Ta upp det som känns svårt direkt när det uppstår. Vi behöver bli duktigare på att inleda projekt med att komma överens om gemensamma spelregler för det digitala mötet. Hur vill vi ge varandra vår närvaro och engagemang, hur kvitterar vi, hur ger vi varandra feedback på bästa sätt? Vilka är våra grundläggande värderingar? Det kan tyckas vara gamla käpphästar, men de behövs mer nu än någonsin. Kanske måste dessa inledande överenskommelser faktiskt göras fysiskt. Kanske kommer digitala lösningar även på överföring av omedvetna signaler och känslor i framtiden, men för nu får vi erkänna oss begränsade i vår mänskliga förmåga och finslipa de kommunikationssätt vi har kvar. Ord, ljud och skrift.
